Případová studie · Zážitkové centrum
Rezervační systém pro únikové hry: jak Valašská pevnost řídí dvě pobočky v jedné aplikaci
Prognola: Dvě pobočky, jeden systém
Rezervace týmů, směny personálu, nápoje a občerstvení na dvou recepcích a k tomu týmová komunikace. Valašská pevnost provozuje akční týmovou hru s prvky únikových her v Rožnově pod Radhoštěm a v Brně a celý provoz řídí v Prognole. Rezervace, plánování směn, sklad, fakturaci, statistiky, komunikátor i úkoly mají obě pobočky v jedné aplikaci – a Slack už nepotřebují.
Valašská pevnost v kostce
Údaje o provozu jsou z webu valasskapevnost.cz.
O Valašské pevnosti
Valašská pevnost je akční týmová hra plná fyzických i logických výzev – kombinace únikové hry, televizní soutěže a IQ parku. Týmy po 2–6 hráčích procházejí tematické místnosti s více než 20 aktivitami a otevírají si je elektronickým čipem. Hra trvá 2–3 hodiny a zvládnou ji děti od 6 let i dospělí.
Centrum má dvě pobočky: v Rožnově pod Radhoštěm a v Brně. Chodí sem rodiny, školní třídy, firemní týmy na teambuilding i oslavy narozenin. Každý typ skupiny má jiné podmínky – od vstupu zdarma pro pedagogy po fakturaci pro firmy a catering pro větší skupiny.
Na recepci si hráči mohou koupit nápoje a drobné občerstvení.
Výzva: dvě pobočky a provoz rozdělený mezi několik nástrojů
Provozovat zážitkové centrum na dvou místech znamená hlídat sedm věcí najednou – a na každé pobočce zvlášť:
- Rezervace: obsazenost obou poboček a různé typy skupin – rodiny, školy, firmy a oslavy.
- Prodej a slevy: prodej přes Slevomat, díky kterému řada podobných podniků zvyšuje tržby, a vlastní slevové kódy.
- Směny: kdo a kdy slouží na recepci a v provozu v Rožnově a kdo v Brně.
- Sklad na recepci: kolik kusů každého nápoje a občerstvení na které pobočce zbývá a co doobjednat.
- Fakturace a čísla: faktury za firemní akce, podklady pro účetní a přehled o vytíženosti a tržbách každé pobočky.
- Komunikace: tým si psal ve Slacku, tedy mimo systém, ve kterém vznikaly rezervace a směny.
- Provozní úkoly: například údržba herních místností, úklid nebo doplnění zásob.
Řešení: rezervační systém a řízení celého provozu v jedné aplikaci
Valašská pevnost dnes v Prognole řídí obě pobočky: rezervace, prodej přes Slevomat, směny, sklad, fakturaci, statistiky, komunikaci i úkoly. Každá pobočka má vlastní data, vedení ale vidí všechno na jednom místě.
Dvě pobočky v jednom systému
Rožnov pod Radhoštěm i Brno běží v jedné Prognole. Rezervace, směny i sklad se vedou pro každou pobočku zvlášť a vedení má přehled o obou najednou – bez přepínání mezi účty a aplikacemi.
Statistiky: vytíženost a tržby každé pobočky
Majitelé v Prognole vidí vytíženost kapacity, tržby každé pobočky a další statistiky. Rožnov a Brno tak mohou porovnat vedle sebe a rozhodovat podle čísel.
Rezervace
Rezervace týmů pro obě pobočky se spravují v rezervačním modulu, kde recepce vidí obsazenost termínů.
Slevové kódy a napojení na Slevomat
Prognola pokrývá i e-commerce funkce, které s rezervacemi souvisí. Valašská pevnost v ní vytváří slevové kódy, které jsou nutnou součástí marketingových kampaní. Také funguje napojení na Slevomat.cz, bez kterého se řada podniků podobného typu neobejde.
Plánování směn
Směny personálu obou poboček se plánují v modulu Směny. Každý vidí, kdy a kde slouží, a vedoucí má přehled o obsazení recepce na obou místech.
Sklad na recepci
Recepční prodávají nápoje a drobné občerstvení přímo na recepci. Skladový modul eviduje stav každé položky (SKU) zvlášť pro každou pobočku, takže je jasné, kolik čeho kde zbývá a co je potřeba doobjednat.
Fakturace a export pro účetní
Faktury – například za firemní teambuildingy – vystavuje Valašská pevnost přímo v Prognole. Účetní pak dostane jejich export v souboru, takže nic není potřeba přepisovat ručně.
Komunikátor místo Slacku
Týmová komunikace se přesunula ze Slacku do komunikátoru Prognoly. Kanály lze nastavit podle poboček i témat a zprávy jsou na stejném místě jako rezervace, směny a úkoly.
Úkoly
V task manageru vznikají provozní úkoly pro obě pobočky. Každý úkol má odpovědnou osobu a termín, takže nic nezapadne mezi směnami.
Výsledky
Obě pobočky a celý provoz od rezervací po fakturaci dnes běží v jednom systému.
| Oblast | S Prognolou |
|---|---|
| Rezervace | Rezervační modul pro obě pobočky |
| Prodej a slevy | Slevové kódy a napojení na Slevomat |
| Směny | Modul Směny |
| Sklad na recepci | Skladová evidence po pobočkách a SKU |
| Fakturace | Fakturace v Prognole, export pro účetní |
| Přehled o výkonu | Statistiky vytíženosti a tržeb po pobočkách |
| Komunikace | Komunikátor Prognoly |
| Úkoly | Task manager |
Co říká majitel Valašské pevnosti
„Díky Prognole trávím s nudnou administrativou jen minimum času a můžu se naplno věnovat tomu, co mě baví – vylepšování samotné hry. Celý chod firmy je mnohem jednodušší, a to pro zákazníky, pro zaměstnance i pro mě.“
„Nové kolegy zaúčíme výrazně rychleji než dřív. A hlavně vidím všechno, co se ve firmě děje, na jednom místě a v reálném čase. Nemáme jediný proces, který by běžel mimo Prognolu.“
Oblíbené funkce v Prognole
- Rezervace pro více poboček v jednom systému
- Statistiky vytíženosti a tržeb po pobočkách
- Slevové kódy a napojení na Slevomat.cz
- Plánování směn personálu
- Skladová evidence po pobočkách a SKU
- Fakturace s exportem pro účetní
- Komunikátor s kanály místo Slacku
- Task manager pro provozní úkoly
Časté otázky
Co by měl umět rezervační systém pro únikové hry?
Kromě rezervací termínů i to, co s nimi souvisí: směny personálu, sklad na recepci, komunikaci týmu a provozní úkoly. Když vše běží v jednom systému, odpadá přepisování mezi aplikacemi.
Zvládne Prognola rezervace pro více poboček?
Ano. Valašská pevnost v ní spravuje rezervace pro Rožnov pod Radhoštěm i Brno v jednom systému.
Lze v Prognole vést sklad zvlášť pro každou pobočku?
Ano. Skladový modul eviduje stav každé položky pro každou pobočku zvlášť – například nápojů a občerstvení prodávaných na recepci.
Může Prognola nahradit Slack?
Ano. Valašská pevnost Slack nahradila komunikátorem Prognoly. Ten slouží jak pro skupinovou komunikaci v kanálech podle poboček, týmů nebo témat, tak pro individuální zprávy mezi jednotlivými kolegy.
Jaké statistiky Prognola nabízí?
Například vytíženost kapacity a tržby, a to pro každou pobočku zvlášť. Majitelé Valašské pevnosti tak porovnávají Rožnov a Brno vedle sebe.
Umí Prognola napojení na Slevomat?
Ano. Valašská pevnost má Prognolu napojenou na Slevomat.cz a přímo v ní vytváří i vlastní slevové kódy.
Zvládne Prognola fakturaci a podklady pro účetní?
Ano. Faktury vznikají přímo v Prognole a účetní dostane jejich export v souboru.
Provozujete únikovou hru, zážitkové centrum nebo více poboček? Ukážeme vám, jak by Prognola fungovala ve vašem provozu.
Domluvit nezávaznou konzultaci