Případová studie · Marketingová agentura
Software pro marketingovou agenturu: jak URXUS nahradil čtyři nástroje Prognolou
Žádná firma není tak malá, aby nepotřebovala přehled a systém. Čím dřív si agentura nastaví procesy, tím snáz pak roste. Marketingová agentura URXUS proto opustila čtyři samostatné aplikace a celý provoz převedla do Prognoly – komplexního softwaru pro marketingovou agenturu, který spojuje řízení projektů, měření času, komunikaci s klienty i fakturaci.
URXUS v kostce
O agentuře URXUS
URXUS pomáhá zahraničním firmám vstoupit na český a slovenský trh. Zaměřuje se hlavně na digitální marketing, ale klientům pomáhá i s obchodem, například s hledáním B2B partnerů. Pětičlenný tým se stará o 10–20 klientů současně a každý z nich má jiné potřeby, jiný rozsah projektu i jiný způsob komunikace.
Výzva: čtyři nástroje a roztříštěná komunikace
Za několik let fungování agentura vystřídala několik nástrojů na řízení projektů. Všechny víceméně fungovaly, ale každý pokrýval jen část práce. Úkoly byly v jedné aplikaci, výkazy času v druhé, komunikace s klienty v e-mailu a faktury v další. Tým řešil hlavně:
- různorodé projekty – každý klient potřebuje něco jiného a v jiném tempu,
- roztříštěnou komunikaci s týmem, externisty i klienty,
- dohledávání informací napříč nástroji a e-maily,
- propojení s externími AI nástroji,
- práci mimo kancelář – brainstormingy s klienty a schůzky v terénu.
Řešení: Prognola jako jeden software pro celou agenturu
URXUS potřeboval jeden přehledný nástroj, který pokryje projekty, finance i komunikaci. V Prognole dnes tým řídí celou agenturu na jednom místě a všechno je snadno dohledatelné.
Řízení projektů a úkolů
Všechny klientské projekty, úkoly a termíny v jednom přehledu.
Měření času u úkolů
Tým vykazuje čas přímo u úkolů, takže agentura ví, kolik práce jí který klient skutečně zabere.
Klientský portál
Samostatná klientská část, kterou vidí pouze klient agentury. Klient v ní zadává požadavky a sleduje průběh místo posílání e-mailů. Agentura mu tam sdílí statistiky a výsledky.
Komunikátor s komunikačními kanály
Komunikace s týmem, externisty i klienty v oddělených kanálech – bez ztracených e-mailů.
Dokumenty, fakturace a role
Dokumenty se tvoří přímo u projektů, faktury vznikají ve stejném systému a vlastní role a přístupy určují, kdo co vidí.
Propojení s AI
Prognola je propojená s Claudem, takže AI asistent týmu vidí do projektů a úkolů agentury a může s nimi pracovat.
Mobilní aplikace
Velká část práce agentury probíhá mimo počítač – na brainstormingu s klientem nebo přímo u něj ve firmě. Díky mobilní aplikaci Prognoly má tým přehled i v terénu.
Výsledky
Co říká CEO agentury
„Co mi v řízení agentury chybělo, byla propojenost a komplexnost. Potřebovali jsme jedno přehledné a funkční řešení, které obsáhne projektovou část, finance i komunikaci.“
„Oceňuji rychlost vývoje Prognoly. I když jde o nové řešení na českém trhu, každý týden přináší užitečná vylepšení a tým Prognoly o nich srozumitelně informuje své uživatele.“
Co by měl umět software pro marketingovou agenturu
Při výběru softwaru pro marketingovou agenturu se vyplatí ověřit, jestli zvládá:
- 1řízení projektů pro více klientů současně,
- 2měření času u jednotlivých úkolů,
- 3klientský portál oddělený od interní práce,
- 4komunikaci s týmem, externisty i klienty,
- 5fakturaci navázanou na odvedenou práci,
- 6nastavení rolí a přístupů,
- 7mobilní přístup a propojení s AI nástroji.
Časté otázky
Jaký software zvolit pro malou marketingovou agenturu?
Takový, který spojí projekty, čas, komunikaci i fakturaci v jednom nástroji. Každá další aplikace znamená další přepínání a ruční přepisování dat.
Vidí klient v portálu interní úkoly agentury?
Ne. Klientský portál je oddělený a klient v něm vidí jen to, co mu agentura zpřístupní.
Pro jak velké agentury je Prognola vhodná?
Prognola je určena pro malé a střední podniky. Prognola umí obsloužit tým o několika členech, ale i větší týmy o několika stovkách členů.