Případová studie · Fitness centrum
Software pro fitness centrum: jak F:Club řídí recepci, členství i lekce v jedné aplikaci
Prognola: funkce pro fitko a ještě mnohem víc
F:Club je zavedené fitness centrum v Českém Těšíně, na trhu je už téměř 20 let. Po investicích do prostor a vybavení přišel na řadu i informační systém. Majitelka Kristina Drahošová chtěla rovnou vylepšit procesy a nabídnout klientům něco navíc oproti konkurenci: členskou kartu v mobilu, přihlašování na lekce online a samoobslužný tablet u vstupu. Zkrátka – když už, tak už.
F:Club v kostce
O fitness centru F:Club
Málokteré fitness centrum nabízí tolik služeb a zázemí jako F:Club v Českém Těšíně. Najdete tu prostornou silovou a cardio zónu, sál pro skupinové lekce, zónu pro trénink cross-fitového typu a po náročném tréninku se můžete zrelaxovat v sauně a posedět u dobré kávy.
F:Club totiž není jen fitko, je to komunita lidí, kteří rádi pečují o své zdraví. Chodí sem studenti i senioři, stálí členové s ročním členstvím i ti, kdo si koupí jednorázový vstup. Tak široký záběr služeb si žádal i komplexní řešení.
Výzva: celé fitko, ne jen permanentky
F:Club měl starší software pro fitness centra. Nový systém měl pokrýt všechno, co se na recepci za den odehraje – a nabídnout členům víc než dosavadní řešení:
- Vstup do fitka: kdo právě přišel, jestli má platné předplatné a kdo je zrovna uvnitř.
- Šatny: klíčky od čtyř šaten a ručníky – komu se co vydalo a co se má vrátit.
- Členství a permanentky: roční a půlroční členství, měsíční permanentky, bodovky i jednorázové vstupy, s cenami pro studenty a seniory.
- Skupinové lekce: pravidelný rozpis, omezená kapacita sálu a přihlašování bez telefonování na recepci.
- Bar a doplňky výživy: prodej proteinů, nápojů a kávy na recepci, zásoby na skladě a předplacený kredit.
- Provoz recepce: směny recepčních, předávání informací mezi nimi a přehled o tržbách pro majitelku.
Řešení: Prognola jako software pro celé fitness centrum
F:Club dnes v Prognole vede recepci, členství, lekce, bar, kredit, směny i účetnictví. Recepce pracuje na počítači se čtečkou QR kódů, u vstupu stojí samoobslužný tablet a členové mají svůj účet v mobilu.
Dnešní den na recepci
Recepční otevře jednu obrazovku a vidí, kdo má dnes směnu, kdo je právě ve fitku a komu dnes, zítra nebo v příštích dnech končí předplatné. Může ho tak oslovit, ještě než odejde.
Příchody, klíčky od šaten a ručníky
Příchod se zapíše naskenováním členské karty. Recepční k němu rovnou vydá klíček od šatny nebo ručník a při odchodu vidí, co má člen vrátit. Klíčky má F:Club pojmenované podle svých čtyř šaten – dámských a pánských, dole i nahoře – takže se na háčku nepomíchají.
Členství a permanentky se semaforem
Členství na tři, šest nebo dvanáct měsíců, měsíční permanentky, bodovky na deset vstupů i jednorázové vstupy – každý tarif má svou délku a cenu. U pultu pak semafor hned řekne, jestli člověk smí dovnitř, nebo mu předplatné brzy končí.
Cenové kategorie
Studenti a senioři mají v tarifech vlastní ceny a recepce u nich ověří doklad. Kdo má u F:Clubu členství, dostává navíc členskou slevu.
Skupinové lekce s hlídanou kapacitou
Kruháč, Body Styling i Stretch by yoga mají v Prognole pravidelný týdenní rozpis, kapacitu a lektorku. Plnou lekci systém nepřeplní, ani když se dva lidé hlásí ve stejnou chvíli.
Zákaznická zóna v barvách klubu
Z hlavního menu webu fclub.cz vede odkaz rovnou do zákaznické zóny v barvách F:Clubu. Člen v ní má svou kartu s QR kódem, členství, zůstatek kreditu a na lekce se přihlásí sám. Zónu si může přidat na plochu telefonu a otevírat ji jako aplikaci.
F:ClubSamoobslužný tablet u vstupu
Nový člen se zaregistruje sám na tabletu na recepci – vyplní jméno, e-mail a telefon a členská karta mu hned přijde e-mailem. Zbytek údajů doplní recepce v klidu, bez fronty u pultu.
Příchod bez čekání na recepční
Stálí členové si na tabletu sami naskenují kartu a zapíšou příchod i odchod. Tablet jim rovnou řekne, do kdy mají předplatné a kolik jim zbývá na kreditu.
F:ClubPoslali jsme vám e-mail — je v něm vaše kartička i všechno ostatní.
Pokladna a sklad
Proteiny, BCAA, nápoje i kávu prodává recepce z pokladny s dlaždicemi podle kategorií. Zboží má čárové kódy, takže prodej i příjem jdou čtečkou a sklad hlídá, co dochází.
Předplacený kredit
Členové si u pultu nabijí kredit a pak z něj platí na baru. Zůstatek vidí v zákaznické zóně i na tabletu u vstupu, recepce ho má u jména na pokladně.
Směny a chat recepce
Rozpis směn recepčních je v Prognole a tým si předává informace v kanálech Recepce a Vedení – na stejném místě, kde vidí členy a lekce.
Řídicí panel pro majitelku
Tržby, náklady, cashflow, předplatné a návštěvnost na jedné obrazovce – včetně toho, kolik předplatných přibylo a skončilo a ve kterou hodinu je ve fitku nejvíc lidí.
Účetnictví a doklady
Doklady za předplatné, nákupy na baru i dobití kreditu vznikají přímo v Prognole a zákazník je může dostat e-mailem. Hotovost recepce se vede v pokladně, kterou jde kdykoli spočítat.
E-maily od členů v helpdesku
Zprávy, které členové posílají na e-mail F:Clubu, padají do helpdesku v Prognole. Recepce na ně odpovídá s kontextem a nic se neztratí ve schránce.
Jak probíhal přechod ze starého systému
Fitko nemůže na týden zavřít, aby vyměnilo software. Proto oba systémy chvíli běžely vedle sebe a ostrý provoz se přepnul až ve chvíli, kdy recepce měla vše vyzkoušené.
- 1srpen 2026
Výběr modulů a úpravy na míru
Samoobslužný kiosk, vlastní označení klíčků od šaten i skupinové lekce s kapacitou byly hotové během pár dní.
- 2od 14. 9.
Hardware na recepci
Nový počítač se čtečkou QR kódů a tablet do uzamykatelného stojanu. Při instalaci jsme byli přímo na místě.
- 321.–30. 9.
Souběžný provoz
Prognola běžela vedle starého systému, členové dostávali karty a doklady se vystavovaly nanečisto.
- 4od 1. 10.
Ostrý provoz
Zkušební doklady se smazaly a F:Club jede už jen v Prognole.
Výsledky
Jak rychle přechod proběhl a co Prognola zapsala hned v prvních dvou týdnech provozu (15. 9. – 1. 10. 2026).
Pár slov od majitelky F:Clubu
„Když už jsme investovali do prostor a vybavení, chtěla jsem, aby byl moderní i systém. Dnes řídím celé fitko z jednoho místa – recepci, členství, lekce, bar i účetnictví – a vidím, jak se nám daří, aniž bych cokoli dohledávala.“
„Všechno proběhlo rychleji, než jsem čekala. Co jsme potřebovali upravit, měl tým Prognoly hotové během pár dní, s instalací nám pomohl přímo u nás ve fitku a po deseti dnech zkušebního provozu jsme starý systém vypnuli.“
Oblíbené funkce v Prognole
- Dnešní den: směny, lidé ve fitku a končící předplatné na jedné obrazovce
- Semafor platnosti předplatného u pultu
- Klíčky od šaten a ručníky vydávané k návštěvě
- Samoobslužná registrace a příchody na tabletu
- Rozpis lekcí s kapacitou a přihlašováním online
- Zákaznická zóna s členskou kartou v mobilu
- Pokladna se skladem a čárovými kódy
- Předplacený kredit pro platby na baru
Co by měl umět software pro fitness centrum
Při výběru softwaru pro fitness centrum se vyplatí ověřit, jestli zvládá:
- 1členství, permanentky i bodovky s kontrolou platnosti u vstupu,
- 2příchody na členskou kartu, včetně vydaných klíčků a ručníků,
- 3rozpis skupinových lekcí s kapacitou a přihlašováním online,
- 4pokladnu pro bar a doplňky výživy napojenou na sklad,
- 5předplacený kredit a doklady za každou platbu,
- 6samoobslužnou registraci nových členů,
- 7směny a komunikaci týmu recepce,
- 8přehled tržeb, předplatného a návštěvnosti pro majitele.
Časté otázky
Jaký software zvolit pro fitness centrum?
Takový, který pokryje celou recepci, ne jen permanentky: příchody, členství, lekce, prodej na baru, sklad i doklady. F:Club má v Prognole všechno v jedné aplikaci, takže recepce nepřepíná mezi programy.
Hlídá Prognola platnost permanentek a členství?
Ano. U každého příchodu semafor ukáže, jestli má člen platné předplatné, nebo mu brzy končí. Recepce navíc na Dnešním dni vidí, komu předplatné končí dnes, zítra a v příštích dnech.
Můžou se klienti přihlašovat na lekce sami?
Ano. V zákaznické zóně vidí rozpis lekcí a přihlásí se jedním kliknutím. Plnou lekci systém nepřeplní.
Potřebuji k Prognole turniket?
Ne. Příchod zapíše recepce naskenováním členské karty, nebo si ho člen zapíše sám na samoobslužném tabletu u vstupu.
Jaký hardware je pro fitness centrum potřeba?
Na recepci stačí počítač s prohlížečem a čtečka QR kódů, která umí číst i z displeje telefonu. Pro samoobslužný kiosk se hodí tablet s Androidem, čtečka a uzamykatelný stojan. F:Clubu jsme sestavu pomohli vybrat i nainstalovat.
Jak dlouho trvá přechod ze starého systému?
F:Club nechal oba systémy deset dní běžet souběžně, aby si recepce vše vyzkoušela. Od 1. října jede už jen v Prognole.
Provozujete fitness centrum, posilovnu nebo studio se skupinovými lekcemi? Ukážeme vám, jak by Prognola fungovala u vás.
Domluvit nezávaznou konzultaci