Excel je na rozpis směn zadarmo a umí s ním skoro každý. Dokud máte pár lidí, pevné směny a jednu provozovnu, často úplně stačí. Problém nepřijde naráz. Přichází s každým dalším brigádníkem, s každou výměnou směny přes chat a s každým koncem měsíce, kdy z tabulky přepisujete hodiny do výplat.
Kdy Excel stačí
- Máte do pěti lidí a směny se skoro nemění.
- Rozpis dělá jeden člověk a ostatní ho jen čtou.
- Máte jednu provozovnu a nepotřebujete vědět, kolik zákazníků na kterou směnu přijde.
Pokud to o vás platí, Excel klidně nechte. Pokud ne, čtěte dál.
Pět míst, kde tabulka začne drhnout
1. Změny na poslední chvíli
Někdo onemocní, někdo si chce směnu vyměnit. V tabulce to opravíte, ale kdo má aktuální verzi? Rozpis koluje jako PDF, fotka nebo přeposlaná zpráva a lidé chodí podle té, kterou zrovna mají v mobilu. Přitom i změnu rozpisu je potřeba lidem oznámit včas, jak popisujeme v článku Rozpis směn podle zákoníku práce.
2. Brigádníci a výměny směn
S brigádníky se rozpis mění častěji a dohadování probíhá ve skupinovém chatu. Kdo si co vzal, zjistíte až zpětně. A i brigádníci na dohodu musí mít rozpis písemně, nejpozději 3 dny předem.
3. Pravidla hlídáte ručně
Tabulka vás neupozorní, že má někdo po zavírací směně hned ranní nebo sedm směn za sebou. Všechno, co zákoník práce u rozpisu vyžaduje, musíte kontrolovat očima.
4. Součty hodin na konci měsíce
Rozpis říká, kdo měl přijít. Výplata ale potřebuje, kdo skutečně byl a jak dlouho. Z tabulky se hodiny přepisují ručně do výkazu pro mzdy a s každým přepisem roste šance na chybu.
5. Rozpis neví o provozu
Excel netuší, že na sobotní odpoledne máte plno rezervací a na úterní ráno nikoho. Jestli je na směně dost lidí, poznáte až ve chvíli, kdy je pozdě.
Co umí aplikace navíc
Aplikace na směny řeší hlavně to, co tabulka neumí: sdílení, změny a vazbu na provoz.
- Jedna aktuální verze, kterou každý vidí v mobilu.
- Zápis do volných směn si lidé udělají sami, nemusíte to sbírat po telefonu.
- Upozornění na neobsazenou směnu dřív, než to zjistíte na místě.
- Hodiny ze směn se sečtou samy jako podklad pro výplatu.
Jak přejít z Excelu bez chaosu
- Začněte jednou provozovnou nebo jedním měsícem, ne vším naráz.
- Začněte směnami, které se každý týden opakují. Ty pokryjí většinu rozpisu.
- Nechte lidi, ať se do volných směn zapíšou sami. Hned uvidíte, kde chybí obsazení.
- První týden nechte běžet obojí a pak tabulku vypněte.
Jak s tím pomůže Prognola
Rozpis směn, který ví, kolik máte rezervací
Časté otázky
Je plánovač směn v Excelu zdarma?
Excel nebo Google Sheets máte často zdarma nebo už v předplatném. Platíte ale časem: rozesíláním verzí, dohadováním výměn a ručním přepisováním hodin do výplat.
Kdy se vyplatí přejít na aplikaci?
Když se rozpis mění každý týden, máte brigádníky nebo víc provozoven, nebo když na konci měsíce přepisujete hodiny z tabulky do výplat.
Dá se aplikace na směny vyzkoušet zdarma?
Prognolu včetně modulu Směny si můžete na vlastním provozu vyzkoušet 2 měsíce zdarma.
